Como um programa de conformidade é projetado?

Os programas de compliance são elaborados para fornecer informações e ferramentas para que os funcionários e terceiros de uma empresa cumpram os requisitos, as políticas, os procedimentos e as ações necessárias para evitar problemas com violações da lei e com comportamentos antiéticos. A conformidade corporativa e a redução de riscos são essenciais para proteger todos os negócios e permitir que funcionem com mais eficiência. A maioria das grandes empresas globais já possui programas de conformidade em vigor. Os programas de conformidade são essenciais tanto para pequenas (com menos de 100 funcionários) e médias empresas quanto para as grandes. Essas empresas estão assumindo riscos exatamente como as grandes, mas muitas vezes não recebem os mesmos recursos de conformidade para se proteger.

Como um programa de conformidade é feito? Na Prae Venire, nós os projetamos especificamente para as necessidades e estrutura de qualquer negócio com o qual estamos trabalhando, não importa o campo. Aqui estão dez elementos a serem considerados ao projetar um novo programa de conformidade:

PREVENÇÃO

1. Avaliação de risco. Quais são os riscos do seu negócio todos os dias? Freqüentemente, essas são coisas que você nem percebe que são riscos. O que pode ser feito para evitá-los?

2. Definindo o Compliance Officer. Como mencionamos em nosso blog no mês passado, o Compliance Officer é o líder da equipe responsável por permanecer no comando da gestão do programa de compliance. As empresas precisarão escolher quem é o melhor para essa posição e definir claramente sua função.

3. Políticas e procedimentos. Quais políticas e procedimentos você planeja implementar no futuro e como eles se adaptam ao seu negócio?

4. Código de Conduta e Ética. Incluem padrões que são aplicados a todas as empresas que usam um programa de conformidade, bem como padrões individuais que podem ser importantes para você pessoalmente. Ele reflete a alma da empresa.

5. Educação e treinamento. Depois de criar os elementos essenciais do programa, educá-los e treiná-los para a equipe se torna a próxima prioridade. O método que este treinamento usa varia de equipe para equipe com base no que será mais eficaz para seus estilos de aprendizagem, singularidades e necessidades.

6. Comunicação. As empresas devem afixar cartazes e enviar emails sobre a implementação e manutenção do programa de compliance, para que todos os colaboradores e terceiros tenham conhecimento e tenham sempre em consideração o mesmo.

DETECÇÃO

7. Monitorização Depois de estabelecermos as políticas e procedimentos, é fundamental garantir que eles estão sendo seguidos e que tudo está funcionando de maneira eficaz.

8. Auditoria. Um programa de conformidade incluirá pontos de verificação onde a equipe pode verificar como o programa está funcionando, bem como auditorias onde outros verificarão para ter certeza de que ele permanece em vigor e com bom desempenho. 

9. Linhas de relatório. As organizações devem ter vários caminhos de relatório e todos devem se sentir confortáveis ​​com as linhas de relatório disponíveis.

AÇÃO CORRETIVA

10. Investigação, remediação e medidas disciplinares. Siga os métodos de investigação para garantir que ele seja tratado corretamente e, se você encontrar um problema, certifique-se de que as medidas corretivas e disciplinares adequadas estejam em vigor. 

Os programas de conformidade são projetados especificamente para a empresa em que estão sendo usados, mas todos seguem esses dez elementos em seu design. Para implementar um programa de compliance em sua empresa, não importa o tamanho, entre em contato com Prae Venire hoje! Temos soluções à medida das necessidades específicas de cada cliente.