¿Cómo se diseña un programa de cumplimiento?
Los programas de cumplimiento están diseñados para brindar información y herramientas a los empleados y terceros de una empresa para que cumplan con los requisitos, las políticas, los procedimientos y las acciones requeridas para prevenir problemas con violaciones de la ley y con comportamientos poco éticos. El cumplimiento corporativo y la mitigación de riesgos son esenciales para proteger todas las empresas y permitirles funcionar de manera más eficiente. La mayoría de las corporaciones grandes y globales ya cuentan con programas de cumplimiento. Los programas de cumplimiento son tan esenciales para las empresas pequeñas (aquellas con menos de 100 empleados) y medianas como para las grandes. Estas empresas están asumiendo riesgos al igual que las grandes y, sin embargo, a menudo no se les brindan los mismos recursos de cumplimiento para protegerse.
¿Cómo se hace un programa de cumplimiento? En Prae Venire, los diseñamos específicamente para las necesidades y la estructura de cualquier negocio con el que estemos trabajando, sin importar el campo. Aquí hay diez elementos a considerar al diseñar un nuevo programa de cumplimiento:
de EMPLEO
1. Evaluación de riesgos. ¿Qué riesgos toma su negocio todos los días? Con frecuencia, estas son cosas que quizás ni siquiera se dé cuenta de que son riesgos. ¿Qué se puede hacer para prevenirlos?
2. Definición del Oficial de Cumplimiento. Como mencionamos en nuestro Blog el mes pasado, el Oficial de Cumplimiento es el líder del equipo responsable de permanecer a cargo de la gestión del programa de cumplimiento. Las empresas deberán elegir quién es el mejor para este puesto y definir claramente su función.
3. Policias y procedimientos. ¿Qué políticas y procedimientos planea implementar en el futuro y cómo se adaptan a su negocio?
4. Código de Conducta y Ética. Se incluyen estándares que se trasladan a todas las empresas que utilizan un programa de cumplimiento, así como a los individuales que pueden ser importantes para usted personalmente. Refleja el alma de la empresa.
5. Educación y entrenamiento. Después de crear los elementos esenciales del programa, educarlos y capacitarlos para el equipo se convierte en la siguiente prioridad. El método que utiliza esta capacitación varía de un equipo a otro en función de cuál será el más eficaz para sus estilos de aprendizaje, singularidades y necesidades.
6. Comunicación. Las empresas deben colocar carteles y enviar correos electrónicos sobre la implementación y el mantenimiento del programa de cumplimiento, para que todos los empleados y terceros lo conozcan y lo tengan presente y sus asuntos.
DETECCIÓN
7. Seguimiento. Una vez que hayamos establecido las políticas y los procedimientos, es fundamental asegurarse de que se estén siguiendo y de que todo funcione de manera eficaz.
8. Revisión de cuentas. Un programa de cumplimiento incluirá puntos de control donde el equipo puede verificar cómo está funcionando el programa, así como auditorías donde otros verificarán para asegurarse de que se mantenga en su lugar y funcione bien.
9. Líneas de reporte. Las organizaciones deben tener múltiples vías de presentación de informes y todos deben sentirse cómodos con las líneas jerárquicas disponibles.
ACCIÓN CORRECTIVA
10. Investigación, remediación y medidas disciplinarias. Siga los métodos de investigación para asegurarse de que se maneje correctamente y, si encuentra un problema, asegúrese de que se hayan implementado las medidas correctivas y disciplinarias adecuadas.
Los programas de cumplimiento están diseñados específicamente para la empresa en la que se utilizan, pero todos siguen estos diez elementos en su diseño. Para implementar un programa de cumplimiento en su empresa, sin importar el tamaño, contactar a Prae Venire ¡hoy dia! Disponemos de soluciones adaptadas a las necesidades específicas de cada cliente.